PROTOCOLOS de Mesa de Partes Virtual I.E. Inca Garcilaso de la Vega
Regular la atención a los padres de familia y usuarios en general en la Institución Educativa y el trámite documentario administrativo, durante el Estado de Emergencia Sanitaria y el Estado de Emergencia Nacional declarado a nivel nacional para la prevención y control para evitar la propagación del contagio por SARS-CoV-2 (COVID-19), a través de medidas excepcionales y transitorias.
DISPOSICIONES GENERALES
Se ha habilitado la Mesa de Partes Virtual para la recepción de documentos vía online, a fin de dar inicio a los distintos trámites ante esta institución educativa y atenderlos una vez culminada la suspensión de los plazos de los procedimientos administrativos en el sector público. La Sub Dirección de dirección promueve acciones que contribuyan a reducir la asistencia de los ciudadanos en forma presencial.
Para el envío de documentos y/o SOLICITUDES mediante FUT a través del siguiente LINK (hacer click en el siguiente enlace): FORMULARIO de Google:
https://forms.gle/6Pt75138iJdQqCum7
la cual que será recepcionado por TAP Berta Córdova Carreño (Encargada de Mesa de partes), mediante un número de EXPEDIENTE para su trámite administrativo según ley:
berta.cordova@colegiogarcilasocusco.edu.pe
HORARIO
Puede dirigir sus solicitudes y comunicaciones al correo antes mencionado en cualquier momento; sin embargo, se considera presentada según los siguientes horarios:
- Entre las
08:00 horas y las 16:00 horas de un día hábil, se consideran presentados
el mismo día.
- A modo excepcional, los sábados, domingos, feriados o cualquier día no laborable, se consideran presentados al primer día hábil siguiente (en el caso las normas vigentes de trabajo remoto lo permitan).
PROTOCOLO DE LA INFORMACIÓN
La solicitud o comunicación a enviar debe estar contenida en un documento F.U.T. principal en formato PDF. La cual se puede descargar en el siguiente LINK
Todo documento es dirigido al señor Director
Después de completar los datos requeridos en el F.U.T, deberá de SCANEAR en documento PDF y enviar al correo berta.cordova@colegiogarcilasocusco.edu.pe
TAP Berta Córdova Carreño (Encargada de Mesa de partes), recepciona el documento F.U.T con el sellado de un NUMERO de EXPEDIENTE, fecha y hora.
Seguidamente, mediante el correo indicado por el USUARIO se le informará de la recepción-confirmación, con el número de expediente.
El documento F.U.T. recepcionado se deriva a la Dirección y con el “PROVEÍDO” se deriva a la oficina administrativa o sub dirección de nivel correspondiente.
Los documentos como anexos se adjuntarán al F.U.T. en formato PDF. Las cuales deberán estar foliados.
En los casos de envío de información complementaria o subsanación de expedientes ya remitidos anteriormente, el envío debe hacer referencia al Número de expediente relacionado.
Los comprobantes de pago físicos o electrónicos deberán ser remitidos al correo de mesa de partes.
De encontrarse alguna observación, el personal de mesa de partes le notificará a su correo electrónico, a fin que subsane dicha observación en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
Los documentos ingresados los sábados, domingos, feriados o cualquier otro día inhábil, se consideran presentados el primer día hábil siguiente, según lo dispuesto por el TUO de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Los plazos administrativos del trámite están sujetas a las normas administrativas de trámite documentario vigentes.
LA ATENCIÓN DE CONSULTAS
El seguimiento de expedientes u otros requeridos por el usuario, se realiza mediante las siguientes modalidades:
Correo electrónico: berta.cordova@colegiogarcilasocusco.edu.pe
Utilizando los formularios virtuales ubicados en la Página Web de la Plataforma Institucional: https://colegiogarcilasocusco.edu.pe/
Blog de Administración: https://colegiogarcilasoadmi.blogspot.com/
Portería principal de la Institución Educativa.
PAGO POR DERECHOS DE TRÁMITE ADMINISTRATIVO
👉 En Caja Cusco a la Cuenta de Ahorros Nº: 106042321001047485
👉 Sacar una Foto o Escanear enviando a Mesa de Partes Virtual, caso contrario a Tesorera o con el personal que haya coordinado. Adjuntando al documento que está solicitando.
RECOJO DE DOCUMENTOS
Portería principal de la Institución Educativa.
El personal que entrega la información debe utilizar los elementos de protección (guantes, mascarillas y otros que resulten necesarios) y respetar la distancia establecida.
El USUARIO sólo se acercará a la ventanilla de la puerta principal o la caseta de seguridad y vigilancia para recoger los documentos y de inmediato debe alejarse y conservar la distancia social un (01) metro, como mínimo para revisar la misma. No se permite que el usuario permanezca en la ventanilla de la puerta principal o en el hall de la institución revisando la documentación.
El personal operativo de seguridad y vigilancia de la puerta principal, es el encargado de controlar que el ingreso de los usuarios a las instalaciones de la Institución Educativa (Mesa de Partes) se realice de manera ordenada y por orden de llegada. Permanentemente verifica los protocolos de bioseguridad y el distanciamiento social.
DISPOSICIONES
COMPLEMENTARIAS FINALES
Los aspectos de gestión documental no regulados en el presente Protocolo se rigen por las disposiciones contenidas en el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado con Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, aprobado con Decreto Supremo N° 021-2019-JUS y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 072-2003-PCM, así como las demás disposiciones y directivas aplicables sobre la materia.
La Institución Educativa de considerarlo pertinente, implementa horarios de
atención diferenciados, a fin de garantizar la seguridad y salud del personal
operativo y administrativo, así como de los usuarios en general.
La I.E. establece la posibilidad de utilizar alternativamente otros espacios de atención al público en el supuesto que alguno de ellos tuviese que ser temporalmente suspendido por sospecha o presencia del COVID-19. En los casos que corresponda, dicha determinación se establece con la autorización de la dirección y la sub Dirección de Administración.
Las medidas de prevención y control de los trabajadores administrativos y de los usuarios/visitantes de los servicios que presta esta oficina se establecen y se adecuan conforme lo dispuesto por el Gobierno Nacional en el marco de la presente Emergencia Sanitaria y de la evaluación que realiza el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo (CSST) en coordinación con la Dirección y la Sub Dirección de Administración.
Mg. Edgar Zavaleta Portillo
Sub Dirección de Administración-IGV
